martes, 2 de octubre de 2012

Análisis de Gestión Administrativa (AGAD) o Auditoria Administrativa


Se refiere de acuerdo al análisis y apreciación del Dr. José Ruiz Roa al: "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración". (1)


Por su parte Franklin, indica que: "la auditoria administrativa es la revisión análitica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable". (2)

Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organización desde un punto de vista global.

Objetivo del AGAD

En un sentido general, se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

Etapas del AGAD

El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificación, en la cual se lleva a cabo la reunión respectiva con la alta gerencia de la organización objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicación de los cueationarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas críticas para proceder de ésta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las áreas que de acuerdo a los análisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por último se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarán con el Informe final.

Programa general para desarrollar un AGAD

1.- Constitución de la empresa: se verifica toda la documentación legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia.
2.- Posición de la institución: que ocupa en el ámbito nacional e internacional.
3.- Organización: estructura general por divisiones y departamentos.
4.- Objetivos, planes y políticas: se determina que estén definidos claramente y de forma precisa.
5.- Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programación prevista.
6.- Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboración.
7.- Recursos humanos: se verifica las políticas de personal y el manejo del mismo.
8.- Medios físicos: determinación de los medios físicos existentes y la razonabilidad de la inversión realizada en este sentido.

Informe final del AGAD

En principio este debe presentar como características fundamentales: ser oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud, constructivo, útil para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en cuanto a su contenido.

La estructura general de dicho informe debe contemplar: Síntesis, Objetivos, Elementos técnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones, Propuestas, Colaboración del personal de la empresa y Anexos.

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Referencias:
(1) Ruiz Roa, J. (2007). Fundamentos para el análisis de gestión administrativa. Editorial PANAPO. Caracas - Venezuela
(2) Franklin, E. (2001). Auditoria administrativa. Editorial McGrawHill. México

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